| 5 Подсказок, чтобы Справиться и Организовать ЭЛЕКТРОННУЮ ПОЧТУ
Как Вы сосредотачиваетесь на своей срочной электронной почте и организовываете остальных для Вашего обзора? Думайте, как Вы обращаетесь со своей бумажной почтой. Вы вероятно сортируете свою бумажную почту быстро прежде, чем Вы прочитаете ее, чтобы выяснить, что смотреть сначала, что читать позже, и что выбросить. Вот некоторые подобные пути автоматически обработать и расположить по приоритетам Вашу электронную почту для лучше и более быстрые результаты: (Хотя следующие советы обращаются к Microsoft Outlook, многие из этих особенностей подобны найденным в других системах почты. Для определенных шагов с практическими рекомендациями, и больше электронной почты и подсказки Перспективы, посещают Программное обеспечение Про вебсайт). 1. Цветовой код, чтобы Идентифицировать Ключевые Сообщения Сообщения приоритета цветового кода, чтобы быстро идентифицировать электронную почту от Ваших самых важных контактов, таких как управление, штат, или участники команды. Чтобы применить цвета в Microsoft Outlook, выдвиньте на первый план сообщение от контакта, выберите, Инструменты> Организовывают, выбирают выбор Используя Цвета и выбор, как Вы хотите нанести цветную маркировку на Ваши поступающие сообщения от определенного контакта. 2. Направление потока с Категориями и Папками Прекратите использовать Ваш Входной почтовый ящик как систему ссылки, заполненную сообщениями, которые не требуют непосредственного действия. Чтобы далее организовать Ваши сообщения, создайте категории и папки с полезными лейблами, такими как Участники Команды, Проекты, Персонал, и другие. Особенность Категорий в Microsoft Outlook, например, помогает организовать и рассмотреть активные сообщения в группы в пределах Вашего Входного почтового ящика. Создайте и используйте папки электронной почты, чтобы хранить сообщения, с которыми Вы уже обращались и желаете держать в течение истории или папок для электронной почты, которая содержит информационное чтение и общую ссылку. Отметьте, что папки и вид категорий в алфавитном порядке, который вряд ли поместит Ваши пункты приоритета наверху. Добавляя письмо или число в начале лейбла, такого как Участники Команды и B-проекты, сортирует их к вершине Вашего Входного почтового ящика. 3. Фильтр с Правилами Правила - инструкции или фильтры, которые автоматически категоризируют, организовывают, и располагают по приоритетам сообщения, основанные на условиях, которые Вы устанавливаете. Поскольку новые сообщения получены в Microsoft Outlook, правильном щелчке на сообщении и оставлены, нажимают на команду, Создают Правило применить категорию или переместить сообщение в папку. Если все, что Вы делаете, применяют правила, Вы можете быть в состоянии пройти через электронную почту в половину времени, которое занимало прежде. 4. Изучите Легкую Навигацию Прекратите напрасно тратить время, приближаясь и из каждого сообщения и начните применять простые навигационные уловки. В Microsoft Outlook, например, Вы можете двинуться в свой Входной почтовый ящик с или клавиша курсора "вниз", чтобы выбрать сообщение. Тогда пресса [Вступает], чтобы открыть сообщение. Чтобы переместиться в следующее сообщение непосредственно от текущей электронной почты, ищите кнопки панели инструментов со стрелками или прессой [Ctrl] +> для следующего сообщения и [Ctrl] + <для предыдущей электронной почты. Нажмите [Esc], чтобы закрыть активное сообщение. 5. Вид, чтобы Найти Сообщения К быстро сортируют сообщения Вашей электронной почты, щелкают однажды на колонке, достигающей нового заказа, который Вы хотите, такие как отправитель, предмет или дата. Например, чтобы сортировать сообщения отправителем, щелкните однажды на Отправителе, возглавляющем. Щелкая дважды на заголовке колонки, заказ вида изменяет от возрастания (на A-Z) заказ к спуску (по Z-A) заказ. Между прочим, РЕ сокращений и FW в Подчиненной линии проигнорированы, когда Вы сортируете сообщения в алфавитном порядке предметом. Реализовывание этих идей для того, чтобы преодолеть перегрузку электронной почты может помочь Вам стать более производительными и освободить Вас от Вашего Входного почтового ящика. © 2004 Dawn Bjork Buzbee
Похожие записи:
|
| ||||||||